Quản lý dự án |
Nhu cầu của khách hàng là phương châm của chúng tôi: Nhu cầu của khách hàng là trên hết. Tuy nhiên, xác định những nhu cầu đó không phải là một vấn đề đơn giản. Để đưa ra giải pháp cuối cùng cho một dự án, Chúng tôi cần để thời gian tìm hiểu cho một mục tiêu và những nhân tố có liên quan tới việc kinh doanh của khách hàng. Kết quả là chúng tôi đưa ra một giải pháp linh động áp dụng cho nhiều điều kiện xây dựng thay đổi khác nhau và đồng thời làm “tăng thêm giá trị” của dự án.
Bản kế hoạch thực hiện có các nội dung như sau:
- Kế hoạch lựa chọn các nhà thầu (cung cấp thiết bị, khảo sát xây dựng, thi tuyển thiết kế kiến trúc công trình, các nhà thầu tư vấn xây dựng công trình, nhà thầu thi công.): lập hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ thầu hoặc các thủ tục trong chỉ định thầu
- Kế hoạch kiểm tra Hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để Chủ đầu tư phê duyệt.
- Kế hoạch giám sát thi công.
- Kế hoạch quản lý hợp đồng.
- Kế hoạch quản lý thi công: chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường của dự án.
- Kế hoạch nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
- Kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, hoàn công.
- Kế hoạch báo cáo, bàn giao tất cả hồ sơ liên quan đến dự án cho Khách hàng.
Nghiên cứu hoàn thiện về kỹ thuật quản lý dự án, tư vấn quản lý dự án hay nâng cao năng lực của các cán bộ quản lý dự án, giám đốc quản lý dự án hiện là vấn đề đang được quan tâm tại Việt Nam.
Quy trình 10 bước để quản lý dự án (The TenStep Project Management Process). Song Nam làm việc theo Quy trình TenStep cung cấp thông tin mà các quản lý dự án cần thiết để hoàn thành công việc, phương pháp và tác nghiệp quản lý dự án được giới thiệu từng bước chi tiết (step-by-step), bắt đầu với các vấn đề cơ bản và phát triển dần tới các vấn đề phức tạp theo đặc thù của từng dự án riêng biệt.
1. Xác định công việc
Yêu cầu đầu tiên khi tiến hành công việc, người quản lý dự án phải hiểu được:
- Dự án là gì?
- Thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án
- Quản lý dự án cũng là quản lý vòng đời dự án
- Quản lý dự án cũng là quản lý sản phẩm
- Vai trò của Giám đốc quản lý dự án
Sau khi tìm hiểu về những kiến thức trên, bắt đầu tiến hành tiếp cận nguồn thông tin xác định công việc (xếp hạng dự án: Dự án cỡ lớn, dự án cỡ vừa, dự án cỡ nhỏ). Tài liệu hướng dẫn TenStep sẽ giới thiệu theo 3 phần:
- Quy trình xác định công việc
- Kỹ thuật xác định công việc
- Xác định công việc / Tham khảo nhanh
2. Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn
Công đoạn này được hình thành và có mối liên hệ với công đoạn xác định công việc. Vì vậy, chúng ta cũng chỉ nên đặt ra yêu cầu là cố gắng làm tốt đến mức có thể, đừng kỳ vọng ở sự hoàn hảo.
3. Quản lý kế hoạch tiến độ và quản lý vốn
Người quản lý dự án phải nắm được vấn đề Khởi động và kết thúc Dự án
- Quy trình quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn
- Kỹ thuật quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn
- Quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn
4. Quản lý theo lĩnh vực
Chia những vấn đề được xác định trước là sẽ cản trở việc đảm bảo tiến độ của dự án mà Giám đốc quản lý dự án cùng với đội ngũ cán bộ của mình không thể giải quyết, phân bổ những vấn đề đó ra theo lĩnh vực và yêu cầu sự trợ giúp của các tổ chức, cá nhân bên ngoài (chuyên gia, đơn vị tư vấn xây dựng công trình, nhà thầu, nhà cung cấp thậm chí là các công nhân lành nghề, sáng tạo hoặc nhiều kinh nghiệm…). Quản lý theo lĩnh vực là một trong những phần nền tảng của 10 bước quản lý dự án mà người Giám đốc quản lý dự án cần phải rất quan tâm và phải làm chủ. Rất nhiều dự án phải giải quyết các sự cố, hoặc các vấn đề ngoài dự kiến. Chúng không thể bị lờ đi và đùn lại cho giai đoạn sau. Những vấn đề (được đặt ra hoặc xảy ra) phải được giải quyết nhanh, càng sớm càng tốt và các biện pháp giải quyết đề ra phải có hiệu quả.
5. Quản lý phát sinh, thay đổi
Có một thuật ngữ luôn được nhấn mạnh, nhắc đi nhắc lại và luôn xuất hiện ở mọi dự án: CHANGE - phát sinh, thay đổi. Đề án được viết, dự án được lập ra có thể là hoàn hảo, nhưng không thể dự kiến cho tất cả những phát sinh hay các yếu tố không lường trước có thể xảy ra. Dự án càng dài, sự phát sinh và thay đổi càng lớn (nếu hiểu được điều này thì ta thấy rằng sự xác định ban đầu và lên kế hoạch không cần thiết phải đòi hỏi đến mức hoàn hảo (ở công đoạn lập dự án, thiết kế cơ sở).
6. Quản lý sự phối hợp
Kết nối, giao tiếp giữa các bên tham gia dự án. Sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ và phù hợp giữa các bên trong một dự án là một nhân tố quan trọng dẫn tới sự thành công của công tác quản lý để dự án đạt được sự kỳ vọng của chủ đầu tư / nhà đầu tư. Nếu sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị tham gia dự án rời rạc, lỏng lẻo thì nhiều khả năng người làm quản lý dự án sẽ phải đối mặt với những rắc rối không chỉ xuất hiện từ thực tế thực hiện dự án, mà còn cả những vấn đề nảy sinh ngoài ý muốn từ việc Chủ đầu tư, người quản lý dự án và các bên tham gia dự án không hiểu nhau trong quá trình thực hiện các công việc.
7. Quản lý rủi ro
Rủi ro là những vấn đề, điều kiện hoặc hoản cảnh không thuận lợi, không mong đợi có thể xảy ra và tác động xấu tới dự án nhiều khi bên ngoài sự kiểm soát của người quản lý dự án. Một giám đốc dự án không năng động (kém cỏi) sẽ cố giải quyết những vấn đề khi chúng xuất hiện. Một giám đốc dự án năng động sẽ biết lường trước và giải quyết các vấn đề rủi ro trước khi chúng xuất hiện. Đây là nghệ thuật quản lý rủi ro.
8. Quản lý nguồn nhân lực
Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm 100% cho những công đoạn quản lý một dự án. Giám đốc dự án cũng có trách nhiệm quản lý nhân sự, mặc dù những trách nhiệm này cũng được đảm trách bởi những giám đốc của các đơn vị chức năng. Một số người có nói rằng việc quản lý nhân lực của một dự án là vấn đề thách thức nhất và quan trọng nhất trong mọi trách nhiệm quản lý dự án xây dựng.
9. Quản lý chất lượng
Chất lượng sau cùng của dự án được Chủ đầu tư (khách hàng) và đại diện cho dự án xác nhận. Chất lượng ở đây không chỉ dừng ở mức kiểm soát chất lượng loại vật liệu, cấu kiện, máy móc thiết bị... đưa vào dự án, công trình mà chất lượng phải được hiểu rộng hơn: Chất lượng còn thể hiện ở việc quản lý dự án hiểu được những yêu cầu của khách hàng (chủ đầu tư), những kỳ vọng và sau đó đạt dược những mong đợi, kỳ vọng đó. Chất lượng là việc khởi động và kết thúc dự án phù hợp (hoặc vượt) yêu cầu và tiến độ đề ra.
10. Quản lý thước đo
Việc thu thập các thước đo về: chi phí, chỉ dẫn kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm… trong một dự án là quá trình quản lý dự án phức tạp nhất và có thể nói là khó nhất. Vì thực tế thường rất khó để xác định và thu thập các thước đo nên vấn đề này thường bị lờ đi và cho qua. Mọi dự án cần phải thu thập các thông tin cơ bản như chi phí, kết quả đạt được và thời gian thực hiện. Công đoạn 10.0 tập trung vào thu thập những thước đo để xác định khả năng tháo gỡ an toàn các vấn đề, thỏa mãn những kỳ vọng của Chủ đầu tư và đánh giá các công đoạn được phân chia trong nội tại dự án được thực hiện tốt đến mức nào. Phụ thuộc vào các kết quả, hành động phù hợp hay những hoạt động cải tiến công đoạn để có thể đảm nhận thực hiện các công đoạn năng suất và hiệu quả hơn. Công đoạn này còn có ý nghĩa rất lớn cung cấp thông tin để tham khảo cho các dự án sau này.